למוזאון העיר תל אביב דרוש.ה מזכיר.ה

מזכירת המוזאון, התנהלות מתוך ראייה מערכתית של כלל פעילות המוזאון, הכרות עם כל צוות המוזאון, הכרות מעמיקה עם כלל הפעילות של המוזאון. תספק תמיכה אדמיניסטרטיבית, ארגונית, ותפעולית בפעילות מנהלת המוזאון, כולל ניהול סדר היום ולוחות הזמנים תואמי
פגישות וכדומה. כמו כן מזכירת המוזאון תיקח חלק בישיבות פורם הנהלה מצומצם ופורום הנהלה מורחב וכן בפעילות הקשורה בצוות המוזאון, ימי העשרה וסדנאות לפי הצורך.

תחומי אחריות:
תמיכה בפעילות מנהלת המוזאון.
המטרה: להבטיח אפקטיביות בניהול לוחות זמנים וסדר יום המנהלת.
1. שליטה מלאה ביומן של מנהלת המוזאון. מעקב ובקרה על היומן של המנהלת, לראות שלא
נעשו זימונים חופפים.
2. הזנת פעילויות (סיורים/כנסים/אירועים) של המתחם לכלל הצוות ומעקב יום יומי אחר
שינויים ועדכונם בכלל היומנים ובטבלת השיבוצים.
3. עדכוני כלל הסיורים של המוזיאון ושל המתחם, בכל היומנים של המנהלת והצוות ועדכון
שוטף בטבלת השיבוצים - עדכונים, שינויים, ביטולים ומעקב בתאום מנהלת ההפקה
והתאום.
4. טיפול ובקשות טלפוניות / מיילים והפנייתם לגורם המתאים.
5. אחת לשבוע ישיבה עם מנהלת ההפקה של המוזאון על תוכנית המוזאון, ופרסום התוכנית
לכלל עובדי המוזאון.
6. הזנות לדיגיתל הטבות (סיוע למנהלת השיווק)
7. סריקת חשבוניות וריכוז טפסים לפתיחת ספק- הצעות מחיר וחשבוניות (סיוע למנהלת
הכספים)

תמיכה אירגונית תפעולית :
8. אירוח גורמי פנים וחוץ בפגישות.
9. הכנה לקראת ישיבות של מנהלת המוזאון עם גורמי חוץ. תיאום מראש כיבוד מיוחד על פי
צורך.
10. סיוע למנהלת במילוי דוחות על פי צורך, דוח שעות או דוחות אחרים.
11. רישום פרוטוקולים של ישיבות פורום הנהלת המוזאון והנהלה מורחבת.
12. השכרת חללים בתאום עם קלאודיה ומערכת סמארט טיקט.
13. אחריות על קופה קטנה.
14. אחריות על המטבחון.
15. סריקת מסמכים.